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自學考試《外國秘書工作概況》串講資料(第七章)

2015-01-25 |  作者: afanda |   來源: 未知 |  共關注:

第七章
  俄羅斯位于歐亞大陸的北部,是蘇聯解體前的一個加盟共和國,1991年12月成立為獨立的主權國家。
  第一節
  一、沙俄時代國家機關秘書性工作
  沙俄時代,已經形成了國家機關和秘書性工作
  當時的秘書性工作主要是為統治者服務。特別是沙皇宮廷和各級政府的秘書性工作主要是為統治者實行階級壓迫,進行政治斗爭,維護自身特權服務的。
  沙皇及其官吏破壞文書檔案的史實說明﹕
  一是秘書工作辦文辦會辦事中留下的文件材料,是歷史的原始記錄,要弄清歷史真相,離不開這些文件材料;
  二是說明沙皇及其官吏的活動及其歷史是見不得人的充滿罪惡的歷史;
  三是說明人民群眾與統治者作斗爭,必須揭露其罪惡歷史,文書檔案是揭露和打擊統治者的重要武器;
  四是要想科學、有效地保管、利用文書檔案,必須建立科學、民主的社會制度。
  二、沙俄資本主義發展中的秘書工作
  沙俄時期改革方案實質上是代表資產階級利益的,是要求改變沙皇和貴族對文書檔案的封閉神秘管理和壟斷,實行文書檔案開放;而沙皇及俄國貴族從本階級利益出發,不愿意放棄對文書檔案的壟斷權,不愿意開放文書檔案,更害怕自己的機密文件檔案被資產階級掌握利用。
  第二節
  一、列寧對秘書工作的指導
  列寧要求秘書特別是秘書部門負責人,要協助領導對“全局性的問題”進行慎密思考,發揮參謀輔助作用;要協助處理具體事務以提高領導機關工作效率,不要讓“雞毛蒜皮”的瑣事分散和耗費領導及領導機關的精力和時間。
  列寧要求秘書人員“對全局性的問題”、“要慎密思考”、“不能讓雞毛蒜皮的問題”干擾領導工作,反對拖拉作風,疏忽怠慢、官僚主義、笨拙無能等現象,強調準確精細,認真負責、一絲不茍的工作作風,以及提高工作效率等,這對我國當今秘書工作仍有著十分重要的指導作用。
  二、秘書工作在機關中的任務
  蘇聯秘書的任務主要是為機關及機關領導人提供輔助性、事務性和信息性服務。
  蘇聯秘書在機關所承擔的任務﹕一是協助首長處理大量日常事務性工作,使首長從大量事務中解放出來,將其時間和精力用于更為重要的工作;二是充當機關管理信息情報溝通的樞紐,并保持各方面聯系渠道的暢通;三是操辦大量的公文事務,保證機關公文的運行等。
  三、蘇聯機關秘書的職能
  職能大體可分為兩個方面﹕一是公文性事務;二是為機關及機關首長提供非公文性服務。
  秘書的文書工作一般有三種方式即集中式、分布式、混合式。
  四、蘇聯機關秘書機構
  辦公廳下設的秘書處由公文合理化組、監察組、統計組、信訪組、收發室、檔案室、打字室、校對室、速記室等平行機構組成。
  秘書處的具體任務,一是以領導名義處理往來公文,為首長準備報告決議草案;二是為機關準備重要會議資料,并給各部門領導人提供決議草案報告材料;三是保證按時分送需給會議審核的材料和會議通知書。
  蘇聯推行了秘書工作合理化活動,其內容大體有以下方面﹕一是機關各部門各單位秘書工作內容、職權、職責要明確而嚴格地固定下來;二是合理地進行秘書工作指導,建立秘書基本職責條例和細則,以及相應的崗位須知;三是合理地安排工作程序,采取先進的,最有效的工作方法和手段,根據工作性質正確分配工作時間;四是在秘書工作中利用技術組織的現代化手段,合理設置秘書工作的機構等。
  概言之,蘇聯秘書工作合理化主要體現在兩大方面﹕一是合理化的組織制度;二是科學工作方式;
  五、蘇聯秘書的辦公室環境
  六、俄羅斯聯邦政府秘書機構
  聯邦政府辦公廳是聯邦政府的日常辦事機構,負責處理聯邦政府綜合協調、信息溝通以及辦文、辦會、辦事等秘書性工作
  俄羅斯實行總統共和政體。總統是最高元首,又是最高行政首腦,在國內國際事務中代表俄羅斯,擁有極大的權利。
  第三節
  蘇聯首長和秘書要建立完全信任的關系﹕
  一是要在政治觀點上一致,對共產主義事業的忠誠,對工作目的和任務的共同認識,對事業的共同熱愛,對工作效率提高的共同追求等。
  二是秘書要有高度的業務修養,工作上勤勉可靠;
  三是秘書必須掌握首長個人的工作習慣、工作思路、工作作風,理解和把握首長思考問題的過程和方式;
  四是首長和秘書要相互尊重、加強溝通,進行同志式的幫助和支持;
  五是秘書要在職責范圍內加強主動性和責任感,要迅速而周密地處理好行政事務。
  蘇聯秘書性人員要處理好與首長的關系,主要注重以下幾個方面﹕
  一、減輕首長的公務負擔;
  1.科學有序地安排工作日程;
  2.協助首長處理各種文字材料;
  3.分擔首長的瑣細事務;
  二、與領導活動保持協調一致;
  秘書工作與首長的領導工作保持協調一致,才能真正做到兩者目標一致、通力合作,秘書工作也就真正發揮其職能作用,形成與首長密切配合的良好關系。
  蘇聯秘書工作的基本任務和性質,決定了由首長的工作計劃規定秘書工作的運行步驟。
  秘書要與首長的領導活動保持協調一致,主要要主意以下幾個方面﹕
  1.明確工作目的
  2.工作節奏與首長合拍
  3.心理狀態與首長協調
  4.適應首長活動的變化
  三、秘書管理協調事務為首長服務;
  秘書的影響力取決于他對事業的忠誠、辦事的原則性、業務水平、和協調能力。
  秘書與其首長要建立和保持良好的工作關系,要注重以下方面﹕
  1.計劃安排的適應性
  2.時間調度的精確性
  3.信息資料服務的有效性
  送交首長的文件分三類﹕一是定期性文件材料;二是首長在固定的時間內每天批閱一次的文件材料;三是首長需與有關主管負責人一同商議決定的文件材料。
  第四節
  一、公文撰擬和處理
  公文是機關行使權利、實施管理、聯系工作、記載公務活動的重要工具。
  1.參與草擬文件
  蘇聯秘書參與起草文件,一般按“記、譯、理”三個步驟進行。
  記即速記;
  譯就是把速記符號譯成文字語言,或把錄音整理成書面文字材料;
  理就是要通順,要符合公文體制和格式的要求。
  2.文件材料的收發
  一是要清點有無錯漏;
  二是要分揀,并及時送交收信人;
  三是私人信件不能拆開,公務文件用小刀仔細拆開,并進行核對;
  四是對必須注冊的公文進行收文登記,不需注冊的公文立即交給執行人;
  五是對注有“急”、“特急”、“急轉”字樣的公文,要立即轉送;
  六是對上級的命令、決定、函詢等必須注冊登記并立即轉呈領導人批閱,要按文件內容和領導分工,首先送給主管領導。
  3.公文登記
  4.公文執行情況檢查
  公文執行檢查包括三個方面;一是檢查公文執行和交辦任務,幫助領導進行監督;二是檢查文件執行的指定期限;三是檢查公文格式或樣式是否合乎國家規定的行文標準。
  在公文執行檢查過程中,負責檢查的秘書要了解以下情況﹕一是必須檢查什么;二是誰負責公文的執行;三是如何借助某種組織技術手段執行;四是何時應該檢查;五是怎樣組織機關的檢查工作;
  蘇聯機關對公文的執行進行檢查,其任務主要有﹕一是每天查閱檢查性卡片;二是提醒執行者按期完成任務;三是系統向領導匯報檢查情況并定期寫出公文執行過程的總結;四是將檢查性公文轉交給本部另一個執行人時,要及時記載轉交日期和繼續執行者的姓名;
  5.公文整理和保存
  要做好立卷歸檔工作,秘書要進行一系列文件處理﹕一是編制一套公文分類表即案卷名詞匯編;二是依據案卷名詞匯編和內部公文分類法,把執行完畢的文件分類整理;三是裝訂已經辦理完畢的公文;四是在存入機關檔案室之前,裝訂好移交的公文,并將固定的有永久性保存價值的公文單獨封存,準備移交。
  公文歸類時要遵循實用性、可靠性、緊湊性的原則;
  公文立卷應體現四個特征,即問題特征、時間特征、作者特征、案卷號碼順序特征。
  6.文件材料的利用
  二、會議籌備和服務
  在會議組織過程中,秘書最重要的工作是做好會前準備,保證所有與會者按時出席;會議的文字工作;會議的服務工作。
  1.會議籌備工作
  2.會議的文字工作
  主要包括準備會議文件、做好會議記錄、編印會議演示文稿、草擬會議紀要或決議等。
  會議記錄的主要目的是為了便于會后分析研究問題和執行傳達,并為上報會議內容、撰擬其它會議文件、撰擬其它會議文件、檢查會議精神執行情況提供可靠的依據。
  會議記錄的基本要求是完整、真實、準確。
  會議記錄一般由兩部分組成﹕第一部分會議的基本情況;第二部分會議的內容。
  3.會議的服務工作
  主要包括生活服務、保健服務、交通服務、娛樂服務、安全保衛服務、辦公服務等。
  三、機關辦公事務
  四、蘇聯秘書人員的素質要求
  1.業務素質
  一是要有良好的職業習慣,在速記、打字和完成秘書職責及組織聯系方面具有很高的技能;
  二是要善于作組織工作,具有高水平獨立組織能力,善于安排每天重復性的辦公事務,并保證可靠性和經常地獲得良好效果;
  三是工作講究效率,具有可靠性和責任心,能夠承擔首長交辦的各項工作,并能按時、按質、按量地完成;
  四是具有獨立工作能力和工作的主動性,善于獨立地思考問題和解決問題,不是被動地等待首長的指示,工作中具有創造性。
  五是知輕重、善交際,不答復申訴、電話交涉以及同來訪者交談中知輕重、善言辭、注重保密,善于同不同精力、不同個性、不同水平的人打交道,并能說服對方,使之按組織意向行事;
  六是嚴于律己,循規蹈矩,在辦理公文、安排會見和出席會議的公文活動中,都要甘居幕后,遵守紀律,按規章制度辦事。
  七是對工作忠誠、熱忱。
  2.品德要求
  一是要注意儀表,要穿戴整齊、美觀,舉止莊重、大方;
  二是要有開朗的性格,無論打電話還是會見來訪者,都說話和氣,談吐高雅,風趣而幽默;
  三是要富有同情心,適應性強,在任何情況下,特別在緊急情況下,都能幫助他人,在變換工作類型時能夠盡快轉移注意力,善于正確估計繁重任務的必要工作時間;
  四是有廣泛的興趣,能夠不斷追求補充知識,愛讀書看報,對自己首長活動范圍內的專門知識有濃厚興趣,能不斷豐富和更新自己的知識和技能;
  五是待人禮貌,能取得大家的同情和支持。
  第五節
  一、秘書個人工作的科學安排
  必須遵循的原則﹕
  一是對工作時間要留有余地,以便自如地處理預料之外出現的問題或完成事先沒有料到的任務;
  二是一切工作應以最小的耗費在限定的時間內完成;
  三是在個人工作安排上要有靈活性和適應性,不應照計劃機械照辦;
  四是秘書工作安排要與相關部門保持協調。
  二、秘書工作效率提高的途徑
  把工作行為的科學安排、工作過程的有效性合理性研究,作為提高秘書工作效率的正確途徑,作為提高秘書工作效率的正確途徑,作為克服墨守成規,避免重復性事務中可能出現的枯燥乏味,進行創造性勞動的有效手段。
  1.電話鈴聲
  2.意外來客
  3.額外任務
  額外的任務和請求,只能在不干擾本職主要任務——從業務上和組織上保證首長的工作,及時而正確地撰寫文件和完成機關工作的非公文性服務的前提下才能接受。
  4.時間調度
  一是要挖掘潛力和改進工作方式,反復思考如何提高自己的工作效率,向首長和有經驗的同事與專家請教,以求提高工作水平;
  二是要立即采取可行的措施完成任務,想法變換工作時間和謀求合作;
  三是要熟悉自己的日程計劃,把握任務期限,把工作均勻分配到各周各月,不致使有時工作負擔過重,有時又過于空閑,較容易完成的工作不要往后拖;
  四是當大量任務來臨時,應通過領導把任務分配給同事或其它部門去完成。
  5.改善工作的方法和手段
  一是加強預測和應變能力;
  二是要善于區分輕重緩急;
  三是該今天辦的事情決不能拖到明天去辦;
  四是秘書看問題要全面,處理問題要持重,思考問題不可絕對化、走極端;
  五是秘書要堅持原則,出了問題要敢于承擔責任;
  六是秘書在工作中要大量采用現代化辦公設備和辦公手段,要學會使用計算器、錄音機、電子復印機、照像機等。
  七是要不斷提高業務水平,要和同事交流經驗,并同其它秘書性人員加強聯系,善于向別人學習。


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